Få en bedre start på det nye året! Ta den årlige gjennomgangen av internkontrolldokumentasjonen denne uken hvis du kan, så er det unnagjort.

 
Deler av virksomhetens løpende arbeid med helse, miljø og sikkerhet (internkontrollen) skal være dokumentert og denne dokumentasjonen skal vedlikeholdes minimum en gang i året.
Ved endringer i risikobildet, system- og ansvarsforhold så må man gjøre justeringer og oppdatere dokumentasjon underveis, men minimum årlig.
Noen sentrale spørsmål å stille seg er:

  • Har det skjedd endringer i bemanning som gjør at fordelingen av HMS-oppgavene innad i bedriften er endret?
  • Har endringer i organiseringen av arbeidsoppgavene, lokaler eller utstyr endret risikobildet?

Dette er noe av det man må se på.
Avdekkes endring i risiko, så må man sette opp en handlingsplan for hvordan dette følges opp. Handlingsplanen skal inneholde frist og hvem som skal utføre / følge opp. Prioriter det viktigste først.
Har man gjort et godt arbeid løpende underveis og er en enkel kontorbedrift, så er årsgjennomgangen ofte fort gjort. For andre kan det være mer å ta tak i. Uansett så skal det gjøres og med et godt og ajourført HMS-system, blir det lettere ved neste korsvei.
 

Ikke glem det psykososiale arbeidsmiljøet

Arbeidsgivers ansvar for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø inneholder også et ansvar for å ivareta et godt psykososialt arbeidsmiljø. Man skal ikke oppleve å bli mobbet eller trakassert på jobb. Omgangsform, tone og hvordan man kommuniserer og organiserer arbeidsplassen er viktig. Dårlig arbeidsmiljø fører hvert år til mye mistrivsel. Mistrivsel kan gi dårlig motiverte ansatte, svakere resultater og sykefravær. Dette er egentlig ganske selvsagt. Likevel syndes det en del i denne delen av HMS-arbeidet og særlig i dokumentasjon av rutiner.
Svikt i dokumentasjon av hvordan virksomheten, overordnet, ivaretar det psykososiale arbeidsmiljøet, er risikosport. Det kan føre til at bedrifter som faktisk har et godt arbeidsmiljø, slik de fleste har, kan få unødvendig arbeid og økt risiko ved en personalkonflikt.
En bedrift kan bli dømt til å betale erstatning hvis en arbeidstaker blir mobbet eller trakassert på arbeidsplassen og man ikke har gjort det man skal som arbeidsgiver. Det skal selvsagt en del til. Men det kan fort bli stilt spørsmål ved om arbeidsgiver har holdt seg uvitende, unnlatt å reagere eller ikke tatt opplysninger tilstrekkelig alvorlig, hvis det svikter i grunnleggende rutinebeskrivelse.
 

Det er viktig å understreke at ansatte også har en plikt på sin side, til å varsle.

Internkontrollsystemet skal beskrive hvilke tiltak og planer dere har for å trygge et godt arbeidsmiljø og forebygge konflikter. Personalmøter er selvsagt viktig og at man også avklarer det psykososiale arbeidsmiljøet med hver enkelt medarbeider i medarbeidersamtalene.
Arbeidsmiljøtema å ta opp i slike samtaler kan være:

  • Er forventninger og oppgaver kommunisert på en god måte?
  • Er dialogen mellom ansatt og arbeidsgiver/overordnet god?
  • Er det en god tone kolleger i mellom?
  • Får man tilbakemelding og ros når det er fortjent?
  • Samles man og gjør noe hyggelig sammen en gang iblant?

Dette er noen faktorer som gjør en forskjell. Særlig hvis man har ansatte som jobber mye alene er det ekstra viktig å være oppmerksom.
 

Små ting som koster lite kan gjøre en stor forskjell i trivsel

Mye dreier seg om at det i en stresset hverdag er fort gjort å ikke se sine kolleger og å samle opp, i stedet for å ta opp ting løpende.
I dagens situasjon, hvor mange bedrifter har redusert bemanningen, og ting ikke går like godt alle steder, er det ekstra viktig å være bevisst på å ivareta arbeidsmiljøet. Dette er både i bedriftens og de ansattes interesse.
 

Alle virksomheter skal i utgangspunktet ha verneombud

Hovedregelen er at alle virksomheter skal ha verneombud valgt blant de ansatte. (Det vil føre for langt å behandle reglene om valg her).
I virksomheter med mindre enn ti ansatte og relativt lav risiko, kan arbeidsgiver og de ansatte avtale å ikke å ha verneombud (skal være skriftlig avtalt).
Det er viktig å sørge for å skriftlig beskrive den alternative ordningen for ivaretakelse av HMS-krav, som bedriften da skal ha i stedet.
Slike avtaler gjelder bare hvis alle ansatte godtar ordningen og kun for to år av gangen. Så denne må fornyes innen to år.
 

Nærmere om Arbeidstilsynets krav  (fra Arbeidstilsynets nettsider):

“Alle arbeidstakere skal telle med, herunder fast ansatte (heltid og deltid), midlertidig ansatte og innleide. En slik avtale må være skriftlig og inneholde en beskrivelse av hvordan vernearbeidet konkret skal ivaretas. Eksempler på hva som avtalen må inneholde: nødvendige arbeidsmiljøtiltak, møtepunkt, hvordan vernespørsmål tas opp, hvordan risikoforhold håndteres, arbeidsgivers plikter, ansattes medvirkningsplikt m.m.
Avtaleperioden skal være maksimalt to år og avtalen må inneholde hvem som er de ansattes representant eller kontaktperson. Hvis virksomheten inngår avtale om annen ordning, må alle ansatte signere avtalen. Arbeidsgiver må sørge for at alle ansatte har fått nødvendig opplæring og informasjon om vernearbeidet.
Dersom virksomheten endrer antall ansatte slik de blir 10 ansatte eller mer i løpet av avtaleperioden, må det velges verneombud. Arbeidstilsynet kan ved tilsyn og ut fra vurdering av risikoforhold, pålegge virksomheter med færre enn 10 ansatte å velge verneombud .”
 
Her kan du finne veiledning om risikokartlegging og verktøy i arbeid med internkontroll og dokumentasjon:
www.arbeidstilsynet.no/hms.html
www.regelhjelp.no

Del:
Untitled Document